Wil je een loonsanctie voorkomen? Dan draait alles om een compleet en actueel re-integratiedossier. Het UWV beoordeelt je inspanningen niet op je goede bedoelingen, maar op wat er op papier staat. Met deze checklist weet je wat erin moet en wanneer.
Waarom het dossier zo belangrijk is
Uiterlijk in week 93 vraagt je medewerker de WIA-uitkering aan. Daarbij hoort het re-integratieverslag: de samenvatting van alles wat er in twee jaar is gebeurd. Het UWV leest dat verslag als een verhaal. Is het logisch, compleet en onderbouwd, dan is de kans op een loonsanctie klein. Zitten er gaten in, dan gaat het UWV vragen stellen.
Checklist: dit hoort in je re-integratiedossier
1. De ziekmelding. De datum van de ziekmelding en wanneer je de arbodienst hebt ingeschakeld: uiterlijk binnen een week.
2. De probleemanalyse. Opgesteld door de bedrijfsarts, uiterlijk in week 6, plus iedere bijstelling als de situatie verandert.
3. Het plan van aanpak. Uiterlijk in week 8, ondertekend door werkgever en werknemer, met concrete doelen, acties en de naam van de casemanager.
4. Evaluaties en bijstellingen. Minimaal elke zes weken een evaluatie van het plan van aanpak, met datum en afspraken.
5. Gespreksverslagen en correspondentie. Verslagen van gesprekken, e-mails over afspraken en wat er is geprobeerd aan aangepast werk.
6. De 42-wekenmelding. Het bewijs dat je de ziekmelding uiterlijk in week 42 bij het UWV hebt gedaan.
7. De eerstejaarsevaluatie. Rond week 52: wat is er bereikt, wat is het doel voor het tweede jaar, en is het tweede spoor nodig?
8. Arbeidsdeskundig onderzoek, als dat er is. Dat onderbouwt of terugkeer in eigen of ander werk bij jou mogelijk is, en is vaak de basis voor de keuze voor het tweede spoor.
9. Het tweede spoor, als dat nodig is. Wanneer het is gestart, welk bureau het uitvoert en welke activiteiten er zijn gedaan.
10. Het actuele oordeel van de bedrijfsarts. Een recente beoordeling van wat je medewerker kan, bij de WIA-aanvraag.
11. De eindevaluatie. Rond week 91: jullie gezamenlijke terugblik op het hele traject.
Drie tips om een loonsanctie te voorkomen
Leg vast terwijl het gebeurt. Achteraf een dossier reconstrueren lukt bijna nooit goed. Maak direct na een gesprek een kort verslag, ook al is het maar een paar regels.
Onderbouw je keuzes. Heb je een advies van de bedrijfsarts niet of niet helemaal opgevolgd? Leg uit waarom. Bij twijfel vraag je een deskundigenoordeel aan bij het UWV.
Kijk halverwege kritisch terug. Neem de eerstejaarsevaluatie serieus. Dat is het moment om bij te sturen, nu het nog kan. Wie pas in week 88 gaat kijken, is te laat.
Wat als er toch iets ontbreekt?
Ontdek je onderweg dat er een stap ontbreekt? Herstel het dan zo snel mogelijk en leg uit wat er is gebeurd. Een eerlijk dossier met een hersteld gat is altijd beter dan een dossier waarin het gat blijft zitten. Wat een loonsanctie precies is, lees je in Wat is een loonsanctie en wanneer krijg je die?
Zo houdt React2u je dossier op orde
Met React2u houd je dit dossier niet zelf bij. Na ieder gesprek zet je casemanager het verslag met datum in het online dossier, en bij de evaluaties controleren we of alles uit deze checklist erin zit. Zo ontbreekt er bij de WIA-aanvraag niets. Meer over onze verzuimbegeleiding.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik een re-integratiedossier bewaren?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens bewaar je verzuimgegevens in principe niet langer dan twee jaar na het einde van het dienstverband. Ben je eigenrisicodrager voor de WGA of de Ziektewet, dan gelden langere termijnen. Medische informatie hoort niet in jouw dossier, maar bij de bedrijfsarts.
Mag er medische informatie in het dossier?
Niet in het deel dat jij als werkgever bijhoudt. Medische gegevens blijven bij de bedrijfsarts.
Is een digitaal dossier voldoende?
Ja. Het gaat erom dat alle stappen compleet, gedateerd en terug te vinden zijn.