Bijna twee jaar lang heb je je best gedaan voor een zieke medewerker. En dan oordeelt het UWV dat de re-integratie onvoldoende was: een loonsanctie, en tot een jaar extra loon doorbetalen. Vaak zit het probleem niet in de inzet, maar in kleine fouten in het Poortwachter-traject. Dit zijn de zeven die we het vaakst zien, en zo voorkom je ze.
Fout 1: de ziekmelding te laat doorgeven
Je medewerker belt ziek af en je denkt: dat is over een paar dagen wel weer over. Maar je geeft de ziekmelding uiterlijk binnen een week door aan je arbodienst of bedrijfsarts. Wacht je langer, dan begin je met een achterstand.
Zo voorkom je het: geef iedere ziekmelding direct door, ook als je verwacht dat het kort duurt.
Fout 2: te weinig contact houden
Uit respect of onzekerheid laten werkgevers een zieke medewerker soms even met rust. Begrijpelijk, maar weken zonder contact maakt terugkeer juist lastiger. En het UWV wil zien dat je actief betrokken bent gebleven.
Zo voorkom je het: spreek vaste contactmomenten af. Vraag hoe het gaat, zonder naar medische details te vragen. Een kort telefoontje doet vaak meer dan je denkt.
Fout 3: een plan van aanpak dat te vaag is
‘Medewerker gaat rustig opbouwen.’ Prima bedoeld, maar wat betekent rustig? En opbouwen naar wat? Een vaag plan van aanpak is lastig te evalueren en overtuigt het UWV niet.
Zo voorkom je het: maak de afspraken concreet: welke taken, hoeveel uur, per wanneer, en wanneer evalueren jullie?
Fout 4: gesprekken en afspraken niet vastleggen
Voor het UWV geldt: wat niet op papier staat, is niet gebeurd. Ook als je wekelijks contact had en allerlei oplossingen hebt geprobeerd.
Zo voorkom je het: leg ieder gesprek, iedere afspraak en iedere aanpassing met datum vast in het re-integratiedossier. Wat er in dat dossier hoort, staat in onze checklist om een loonsanctie te voorkomen.
Fout 5: de 42-wekenmelding vergeten
Uiterlijk in week 42 van de ziekte meld je je medewerker ziek bij het UWV. Dat klinkt simpel, maar in de drukte schiet deze melding er regelmatig bij in. Doe je hem te laat, dan betaal je langer loon door: de dagen dat je te laat bent, komen er aan het eind bij.
Zo voorkom je het: zet direct na de ziekmelding alle termijnen in je agenda, of laat een casemanager ze bewaken.
Fout 6: het advies van de bedrijfsarts niet opvolgen
Adviseert de bedrijfsarts aangepast werk of minder uren, en gebeurt daar niets mee? Dan heb je een probleem. Je mag het oneens zijn met een advies, maar dan moet je dat onderbouwen, bijvoorbeeld met een deskundigenoordeel van het UWV.
Zo voorkom je het: bespreek ieder advies en leg vast wat je ermee doet, en waarom.
Fout 7: het tweede spoor te laat inzetten
Is terugkeer in je eigen bedrijf niet meer haalbaar? Dan zet je het tweede spoor in: re-integratie bij een andere werkgever. Wacht daarmee niet tot het eerste jaar voorbij is. Het UWV verwacht dat je start zodra duidelijk is dat terugkeer niet lukt, en uiterlijk bij de eerstejaarsevaluatie rond week 52. Wie later begint, loopt een flink risico op een loonsanctie.
Zo voorkom je het: vraag de bedrijfsarts al vroeg hoe het herstel verloopt, en laat bij twijfel een arbeidsdeskundige beoordelen of terugkeer in eigen werk nog realistisch is.
Poortwachter-fouten voorkomen: bewaak de termijnen en leg alles vast
Bijna alle fouten gaan over twee dingen: termijnen die verstrijken en afspraken die niet zijn vastgelegd. Daar gaat het mis in drukke bedrijven, zeker als verzuim niet je dagelijkse werk is. Alle stappen en termijnen op een rij staan in Wet verbetering Poortwachter: alle stappen van ziekmelding tot WIA.
Hoe React2u deze fouten voorkomt
Bij React2u zet een vaste casemanager alle Poortwachter-termijnen klaar zodra de ziekmelding binnenkomt, en legt na elk gesprek vast wat er is afgesproken. Komt een termijn eraan, dan hoor je het van ons op tijd. De bedrijfsarts geeft adviezen waar je mee aan de slag kunt, en zet op papier wat er wél kan. Meer over onze verzuimbegeleiding.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik een Poortwachter-termijn mis?
Het UWV kijkt bij de WIA-aanvraag naar het hele dossier. Een gemiste termijn leidt niet automatisch tot een loonsanctie, maar je moet kunnen uitleggen wat er gebeurde en hoe je het hebt hersteld. Hoe zo’n sanctie werkt, lees je in Wat is een loonsanctie en wanneer krijg je die?
Wat als mijn medewerker niet meewerkt?
Leg ook dat vast. Houdt de medewerker zich niet aan de controlevoorschriften, dan mag je het loon opschorten. Weigert de medewerker mee te werken aan re-integratie, dan mag je het loon stopzetten. Waarschuw in beide gevallen eerst schriftelijk, en overleg met de bedrijfsarts of casemanager.
Kan ik een fout achteraf nog herstellen?
Vaak wel, zolang er nog tijd is om de re-integratie echt te verbeteren. Herstel het zo snel mogelijk en leg uit wat er is gebeurd. Krijg je toch een sanctie, lees dan hoe je een loonsanctie kunt bekorten.